Premier(ère) de Réception

Dans le cadre de votre fonction de Premier(ère) de Réception vous occuperez à titre principal le poste de Réceptionniste et vous aurez également pour mission d’assister le Chef de réception et assistantes chef de réception dans la gestion de l’équipe et du service de la Réception. Votre rôle d’Ambassadeur de l’Hôtel de Paris Saint-Tropez impliquera également de transmettre aux nouveaux collaborateurs le savoir être et la culture d’Entreprise nécessaires au bon accomplissement de leurs missions.

Vous aurez également pour mission d’assurer la vente, au C/I des différents points de ventes, Up selling, Walk in, opérations spéciales telles qu’Events.

Vous serez également en charge de la mise en place d’outils, de supports de vente (key selling point).

De manière plus détaillée, dans le cadre de votre fonction de Premier(ère) de Réception vous aurez pour mission, d'une part, de remplir les missions de Réceptionniste suivantes :

o    Accueillir les clients à leur arrivée, vous assurer que leur voyage s'est bien passé, et présenter les prestations de l'établissement,

o    Effectuer les modalités administratives d’arrivée client (procédure de Check in) puis remettre aux clients la clé de leur chambre,

o    Accompagner les clients en chambre, et leur présenter de manière détaillée l’ensemble des équipements et installations, ainsi que leur fonctionnement,

o    Faciliter le séjour des clients au sein de l’Hôtel, être leur interlocuteur(rice) privilégié(e), et être en mesure de donner une réponse à chaque demande d’un client,

o    Fournir des informations sur les activités touristiques de la ville ou à proximité de l'hôtel,

o    Tenir et connaître le planning de réservations des chambres,

o    Renseigner les clients par téléphone sur les disponibilités de l'établissement et effectuer les réservations lorsque le service des réservations n’est pas disponible,

o    Connaitre parfaitement l’occupation de l'hôtel et les mouvements d'arrivées et de départs du jour et de la semaine,

o    Indiquer à la Gouvernante Générale les chambres qui sont occupées ou libérées,

o    Notifier sans délai aux différents services tout changement d’affectation de chambre, et toute information de dernière minute qui pourrait impliquer un ou plusieurs services,

o    Lors du départ des clients, vous assurer que leur séjour s'est bien déroulé, établir la facturation et procéder à l’encaissement du règlement (procédure de Check out),

o    Favoriser la communication avec les différents services de l’hébergement et de la restauration,

o    Alerter le Chef de Réception, voire la Direction Générale si la situation l’impose ou le justifie, de toute difficulté ou dysfonctionnement.

Et d'autre part, remplir le rôle d’assister le Chef de réception et ses assistantes dans les missions suivantes :

o    Garantir le bon déroulement du séjour des clients dans l’Hôtel,

o    Être à l’écoute des clients, les orienter en fonction de leurs demandes et de leurs attentes, faire en sorte de trouver une solution à toutes les problématiques rencontrées, en vous assurant de leur satisfaction,

o    Garantir par l’organisation du service et le niveau de qualification et de formation de l’équipe réception, les arrivées (check in) et les départs (check out) de tous les clients, ainsi que la conformité des facturations clients,

o    Optimiser la vente d’hébergement et de services de l’Hôtel, en proposant notamment aux clients d’accéder à des hébergements de catégorie supérieure, et en captant la clientèle de passage (walk in),

o    Assurer la tenue de la caisse quotidienne,

o    Débriefer chaque jour avec le Chef de réception, sur les précédents services effectués, dans un souci d’amélioration permanente du service,

o    Transmettre les informations, commentaires et besoins à votre N+1 ou à la Direction Générale lorsque cela sera nécessaire, les alerter de tout dysfonctionnement ou anomalie constaté au sein du service ou de l’Hôtel,

o    Superviser le travail des réceptionnistes (de jour et de nuit),

o    Aider à la formation de l’ensemble des réceptionnistes (de jour et de nuit) ainsi que les stagiaires relevant de votre service, à la bonne application des consignes, standards et procédures de l’Hôtel et en garantir le respect afin de constituer l’équipe la plus efficace possible,

o    Être à l’écoute de votre équipe et favoriser le dialogue afin de pouvoir appréhender les difficultés éventuelles dans les meilleurs délais, de garantir à ses collaborateurs une ambiance de travail sereine,

o    Motiver les équipes de la réception pour offrir une prestation de qualité et garantir par ses actions une bonne cohésion de l’équipe de réception,

o    Veiller à ce que chaque personne de votre équipe soit vêtue de l’uniforme fourni par l’Hôtel, et respecte les codes vestimentaires applicables au sein de l’Hôtel,

o    Sensibiliser le personnel aux règles de sécurité (matérielle et humaine) et d’hygiène, garantir la bonne application de ces règles au sein de votre service,

o    Veiller à la propreté, au rangement et au bon ordre du « Front Desk » et du « Back Office »,

o    Assurer la parfaite maitrise, par l’ensemble du personnel de réception, des offres et services fournies par les différents services de l’Hôtel (Spa, Restaurant, Conciergerie…),

o    Mettre en place des systèmes de contrôle afin de s’assurer du respect des standards et consignes (utilisation correcte du logiciel, conformité des encaissements…) par l’ensemble des membres de votre équipe,

o    Garantir un passage de consignes sans faille, par la mise en place de « log books » ou tout autre moyen et outil qu’il/elle jugera utile,

o    Assurer l’établissement quotidien ainsi que la mise à jour permanente du planning d’occupation des chambres et des informations du jour concernant les clients de l’Hôtel, ainsi que sa transmission aux autres services de l’Hôtel,

o    Garantir la transmission des informations relatives aux clients et de toutes demandes faites par eux, même de dernière minute, aux différents services concernés (Housekeeping, Restaurant, Spa..), en vous assurant du traitement de ces informations et demandes par les services concernés,

o    Favoriser quotidiennement la communication avec les différents services de l’Hôtel,

o    Développer des rapports privilégiés et de proximité avec le service de la conciergerie et celui des réservations.

o    En l’absence du Guest Relation Manager, prendre connaissance des plaintes clients, en référer à son responsable, et avec lui en assurer le traitement et la résolution. 

De manière plus détaillée, en votre qualité de Premier(ère) de Réception vous pourrez en outre être amené(e) à effectuer des services de nuit. Ces services de nuit impliqueront les missions suivantes :

o    Assurer la clôture des opérations d’encaissement du jour selon les standards et les procédures de l’Hôtel : validation des factures, encaissement des règlements, établissement de la clôture des opérations de comptabilité du jour, etc…

o    Effectuer un compte-rendu de la nuit en fin de service et transmettre les demandes éventuelles des clients auquel il/elle n’aura pu répondre durant la nuit, au Réceptionniste de jour qui prendra sa relève.

Cette liste n'est pas exhaustive.

De présentation soigné(e), issu(e) d'une formation en Hôtellerie Restauration (CAP Services Hôteliers / Bac / BTS), vous justifiez d'une expérience réussie (2 ans minimum) sur un poste équivalent, acquise dans un établissement similaire.

Vous parlez couramment français et anglais.
La maîtrise d’autres langues étrangères et la connaissance du logiciel Opéra Cloud seraient des atouts.

Organisé(e) et diplomate, vous devrez faire preuve d'un excellent relationnel à l'égard des clients comme des équipes et avoir le sens des responsabilités.

Passionné(e), dynamique et motivé(e), vous devrez faire preuve d’adaptabilité, de rigueur et de polyvalence.